关于领取填写《毕业生登记表》和《奖惩情况表》的通知

各位中文系2016届毕业生：

      《毕业生登记表》和《中山大学学生奖惩情况表》是毕业生档案的重要组成部分，现将填报工作的有关事项通知如下：

一、     填写对象

中文系2016年6月毕业的全体本硕博毕业生（包括港澳台学生，留学生、在职委培学生、定向委培学生。大陆生的表格放入人事档案，港澳台及留学生放入中大学生档案库）。

其中，本科毕业生填写《高等学校毕业生登记表》和《中山大学学生奖惩情况表》，研究生毕业生填写《中山大学毕业研究生登记表》，研究生奖惩情况由研究生院统一印制后发放给院系，再归入档案，无需本人填写。

二、领取办法

5月17日前：本科生班委和研究生各专业负责人（名单见附件）至辅导员处领取后分发。在职同学请自行安排时间至中文堂402办公室领取。

《奖惩情况登记表》没有纸质版，请各位本科生同学自行打印电子版。按照学校要求，《奖惩表》必须打印空白的电子版，然后全部内容手写，不可在电脑编辑好内容后再打印出来。

三、填写要求

1、使用黑色（蓝黑色）钢笔或签字笔填写，字迹要清晰端正，不得出现错别字，不得涂改。系里领到的没有多余的表格，可以先打草稿后再正式填写。

2、请按照附件的填写模板填写。

3、本科生请在《毕业生登记表》封面的左上角用铅笔写上学号，方便整理排序。

4、不能亲自填写的同学，可以委托同学填写。

四、提交要求：

5月25日前，请各位同学主动、按时提交表格至负责人处；在职同学请直接交至中文堂402办公室。

     5月30日前，请班委及研究生专业负责人收齐表格交回中文堂402办公室，同学们不要单独提交。

五、审核及入档程序

1、5月30日前，本科班委及研究生专业负责人检查表格是否填写规范、完整，有无贴照片，研究生有无填写导师意见并填写“班委意见”、签名。

请负责人按学号从小到大整理表格后提交。

2、6月7日前，系团委办公室审核表格并加具院系意见、盖院系公章；对于不符合要求、未填写真实情况的表格返回重写。

3、6月8日，中文系按学校要求整理好表格提交学校相关部门审核，加具学校意见、盖学校公章。

4、7月3日前，学校审核后，将表格返还中文系，中文系按照档案整理要求，将入档案材料提交校档案馆。

六、其他事宜

毕业手续较多，请各位同学严肃认真对待填表事宜，对自己的事情负责，按时、按要求提交表格，逾期不候。

中文系团委

2016/5/13

（联系人：肖思诗，电话：020-84113112-201，邮箱：27763458@qq.com）